Timbro e fattura elettronica

Il timbro va sulla copia di cortesia, non sulla fattura: dal 2019 la fattura, in senso fiscale, è il file XML trasmesso al Sistema di Interscambio, e un file XML non ospita immagini. Nessuna norma lo chiede comunque, perché l'art. 21 DPR 633/72 non nomina né timbro né firma.

La fattura è il file XML

L'obbligo di fattura elettronica tra soggetti residenti o stabiliti in Italia è in vigore dal 1° gennaio 2019 (d.lgs. 127/2015 e successive modifiche) e dal 1° gennaio 2024 riguarda anche tutti i contribuenti in regime forfettario. Il documento che fa fede è quello che passa dallo SdI: struttura rigida, campi definiti, nessuno spazio per un'immagine. Aggiungere un timbro a quel file non è tecnicamente possibile, e non servirebbe: gli elementi che la fattura deve contenere sono elencati dall'art. 21 DPR 633/72 e tra questi non compaiono né timbro né firma.

La copia di cortesia resta

A differenza di altri Paesi che hanno fatto sparire del tutto la fattura visiva, in Italia la copia di cortesia è rimasta una prassi diffusa e, verso il consumatore finale, va comunque consegnata (in PDF o su carta) se questi non vi rinuncia. È il documento che il cliente legge davvero, e che spesso archivia. Su quella copia il timbro dell'impresa fa quello che ha sempre fatto: rende riconoscibile chi ha emesso il documento.

Attenzione a un punto: il timbro sulla copia di cortesia è decorativo e identificativo. Non è un dato della fattura, non ne modifica il contenuto e non aggiunge validità. Se un dato manca nell'XML, nessun timbro lo sostituisce.

Cosa è cambiato per i forfettari

Fino a metà 2022 chi era in regime forfettario poteva restare fuori dalla fattura elettronica; dal 1° luglio 2022 sono entrati i forfettari sopra i 25.000 euro di ricavi e dal 1° gennaio 2024 tutti gli altri. Per molte piccole attività questo ha significato passare in poco tempo dalla fattura cartacea, che si consegnava timbrata e firmata, a un flusso in cui il documento fiscale è invisibile e il cliente riceve un PDF. È proprio in questo passaggio che nasce la domanda su dove finisca il timbro: la risposta è che segue il documento che il cliente vede, la copia di cortesia, e continua a fare il suo lavoro su tutto il resto della corrispondenza commerciale.

Il timbro "PAGATO" e le altre diciture

L'uso più frequente sulla copia di cortesia è il timbro PAGATO, apposto quando il cliente salda in contanti o a vista: chiude la pratica e vale come annotazione interna. Alcuni gestionali italiani prevedono proprio una funzione per applicare un timbro "pagato" sul PDF e consigliano di caricarlo come immagine PNG con sfondo trasparente, che è esattamente il formato che scarichi da digiTimbro. Stessa logica per "COPIA DI CORTESIA", "COPIA CONFORME ALL'ORIGINALE" a uso interno o "RICEVUTO". Puoi comporle nel timbro con testo personalizzato.

Dove il timbro conta ancora di più

Fuori dal perimetro della fattura elettronica ci sono tutti gli altri documenti aziendali, che nessuno SdI ha toccato: preventivi, contratti, ordini, documenti di trasporto, ricevute, lettere, moduli per banche e pubblica amministrazione. Sono quelli in cui il timbro viene chiesto davvero, spesso con la formula "timbro e firma per accettazione". Trovi i casi tipici in Timbro su fattura e Timbro su DDT.

E se il fornitore è estero?

Chi non è residente né stabilito in Italia non emette attraverso lo SdI: consegna una fattura in PDF, che per l'acquirente italiano è perfettamente normale. È anche il nostro caso, visto che digiTimbro è gestito da una società con sede in Slovacchia: se ti serve la fattura, te la mandiamo in PDF e, se sei titolare di partita IVA iscritta al VIES, con l'indicazione dell'inversione contabile. L'acquisto per te resta una spesa come un'altra.

In pratica

Prepara un timbro aziendale leggibile, tienilo in PNG con sfondo trasparente e applicalo alla copia di cortesia e a tutto il resto della documentazione. Cosa scriverci lo spieghiamo in Cosa scrivere sul timbro aziendale; per inserirlo nei gestionali ci sono le guide Fatture in Cloud, Aruba e Danea Easyfatt.

Articolo a scopo informativo, non costituisce consulenza fiscale. Per i casi concreti rivolgiti al tuo commercialista.