Timbro digitale, sigillo elettronico e timbro aziendale: le differenze

Il timbro digitale è il contrassegno della pubblica amministrazione (art. 23-ter CAD), il sigillo elettronico è un certificato eIDAS intestato a una persona giuridica, il timbro aziendale è solo un'immagine. La firma digitale, infine, è la firma qualificata di una persona fisica. Nomi simili, funzioni lontanissime, e diciamo subito da che parte stiamo: digiTimbro crea un'immagine del timbro, nient'altro.

1. Timbro digitale: il contrassegno elettronico della PA

Nel linguaggio istituzionale italiano "timbro digitale" indica il contrassegno elettronico (detto anche glifo o codice bidimensionale) previsto dall'art. 23-ter del CAD (d.lgs. 82/2005) e disciplinato dalla circolare AgID n. 62 del 30 aprile 2013. È quel quadrato stampato in fondo ai certificati e alle visure: contiene in forma codificata il documento originale, così che la copia su carta possa essere verificata. AgID scrive che "il timbro digitale può sostituire a tutti gli effetti di legge la firma autografa" sulle copie analogiche dei documenti amministrativi informatici. È uno strumento della pubblica amministrazione, non un prodotto che un'azienda applica ai propri documenti. Da notare anche che "Timbro Digitale" è un marchio di GT50, che con quel nome offre una propria piattaforma.

2. Sigillo elettronico: il certificato eIDAS della persona giuridica

Il sigillo elettronico è definito dal Regolamento eIDAS (UE) 910/2014, art. 3 (numeri 25-27), richiamato nel diritto italiano dall'art. 1, comma 1-bis del CAD. È un certificato crittografico intestato a una persona giuridica: applicato a un file ne attesta l'origine e l'integrità, e nella versione qualificata gode di una presunzione di legge in tal senso. Lo rilasciano i prestatori di servizi fiduciari qualificati, è a pagamento e serve soprattutto a chi emette documenti elettronici in modo automatico e massivo. Non è un'immagine e non si vede sul foglio.

3. Firma digitale: la firma di una persona

La firma digitale, cioè una firma elettronica qualificata, è intestata a una persona fisica e, secondo il CAD, equivale alla sottoscrizione autografa. Anche questa è un certificato rilasciato da un prestatore qualificato, non un disegno. Chi deve firmare un contratto a distanza con pieno effetto giuridico usa questa, non un timbro.

4. Timbro aziendale: l'immagine che facciamo noi

Il timbro aziendale è la rappresentazione visiva del tuo timbro di gomma: denominazione, indirizzo, partita IVA, eventualmente logo, in un file PNG con sfondo trasparente, SVG, PDF o DOCX. Lo inserisci in un contratto, in un preventivo, nella copia di cortesia di una fattura o in un modulo da restituire timbrato e firmato. Serve all'aspetto e all'identificazione dell'impresa, ed è quello che in Italia si usa da sempre.

Va detto con chiarezza cosa non è: non aggiunge valore legale al documento, non sostituisce la firma autografa e non è né il contrassegno dell'art. 23-ter CAD né un certificato ai sensi del Regolamento eIDAS. Chi promette il contrario sta vendendo un'illusione.

Le differenze in una tabella

Di cosa hai bisogno davvero

• Vuoi che preventivi, contratti e moduli portino il timbro dell'impresa: ti serve un timbro aziendale. Il resto sarebbe sproporzionato e costoso.
• Emetti documenti elettronici in modo automatico a nome della società e devi garantirne origine e integrità: ti serve un sigillo elettronico di un prestatore qualificato.
• Devi sottoscrivere tu, come persona, con pieno effetto giuridico: ti serve la firma digitale.
• Il contrassegno dell'art. 23-ter CAD non è un prodotto che un'impresa possa applicare ai propri documenti: riguarda le copie dei documenti amministrativi.

In sintesi

digiTimbro fa una cosa sola e la dichiara: l'immagine del tuo timbro aziendale, pronta in due minuti, scaricabile in PNG con sfondo trasparente, SVG, PDF e DOCX. Se ti serve un servizio fiduciario, rivolgiti a un prestatore qualificato. Se ti serve un timbro leggibile per i documenti, sei nel posto giusto: comincia da cosa scrivere sul timbro aziendale e ricorda che il timbro non è obbligatorio.

Articolo a scopo informativo, non costituisce consulenza legale. Per i casi concreti rivolgiti a un professionista.